Många mail i inkorgen?
Varje måndag morgon ligger det ett välkommet mail i min inbox från David Stiernholm. Han är Sveriges enda struktör och hjälper människor och företag att förbättra strukturen, helt fantastiskt. Han erbjuder en prenumerationtjänst som är helt gratis i form av strukturtips rakt ner i inboxen. Det enda man behöver göra är att registrera sig.
Denna vecka fick jag sju handfasta tips på hur man skall hantera sin inkorg. Jag har i alla fall missat att följa upp ett mail vid ett flertal tillfällen, men jag kanske är ensam. Så lyder i alla fall de sju reglerna:
- Skriv alltid någonting beskrivande i ärenderaden
Nej, bara ”Hej” duger inte.Vi får så många mail och ju snabbare vi kan avgöra vad mailet handlar om, desto lättare kan vi bestämma vad som är precis rätt mail att prioritera just.
- Startar du en ny konversation, skapa ett nytt, blankt mail
Istället för att skicka ett nytt mail till någon du haft kontakt med tidigare genom att svara på ett två månader gammalt mail från denne som du hittat bland alla de mail du har kvar i din inbox, skapa ett helt nytt mail eller ändra åtminstone ärenderaden till vad det här mailet handlar om (istället för ”RE: [Vad ni kommunicerade om för ett bra tag sedan]”).
- Använd de vanliga, etablerade skrivreglerna
Börja ny mening med stor bokstav, så blir texten lättare att läsa. Formulera meningar så att varje åtminstone innehåller subjekt och predikat, så ger du ett gott intryck.
- Är mailet långt, styckesindela flitigt
Låt styckena vara kortare än om du hade skrivit ett brev att printa på papper. Text på skärm upplevs ofta jobbigare att läsa än text på papper.
- Skickar du samma mail till många som inte känner varandra, använd bcc:-funktionen istället för cc:
Använder du cc:-funktionen, ser alla mottagare alla de andras adresser, vilket kanske inte är välkommet. I dessa dagar kan man väl söka sig fram till e-postadressen till vem som helst som har nätnärvaro, men tyvärr finns det fortfarande personer som tror att det är OK att skicka nyhetsbrev eller mail till andra utan att fråga, bara för att de fått adressen på detta sätt.
- Ställer du flera olika frågor i samma mail, numrera frågorna, så det är lätt för mottagaren att referera varje svar till rätt fråga
Vissa trivs med att svara på frågor ”insprängt” i det ursprungliga mailet, som då citeras i svarsmailet. För mig blir sådana svar svårare att läsa.
E-post har mer walkie-talkie- än telefon-samtal-karaktär och därför tycker jag att formen [helt meddelande]-[helt meddelande] faller sig mer naturlig än [helt [och så ett svar på en fråga] medd[och en kommentar på en annan sak]elande].
- Fatta dig kort
Det är lättare att hantera många, korta mail än få, långa, eftersom de förra går att radera snart efter att man läst dem, medan de sistnämnda tenderar att ligga kvar i inboxen, eftersom ”det var en sak till jag behöver hantera innan jag kan ta bort det”. Surdeg var ordet.
Glöm inte att anmäla ditt intresse hos David och få mer tid över i slutet av veckan.